Die Einarbeitung bekommt mehr Zeit

Für neue Mitarbeitende war bisher ein Vormittag zur Einarbeitung vorgesehen.

Danach sollten sie gewöhnliche Aufträge möglichst selbstständig bearbeiten.

Daria aus dem Team zeigte an diesem Vormittag die gemeinsamen Ordner, erklärte mehrere Abläufe und führte eine Aufgabe vor.

Die neuen Personen hörten zu und machten Notizen.

Am Ende fragte sie, ob noch etwas unklar sei.

Häufig kam keine ausführliche Rückfrage.

Erst bei der eigenen Arbeit tauchten später Schwierigkeiten auf.

Eine Datei lag am falschen Ort, eine wichtige Angabe fehlte oder ein Schritt wurde in der falschen Reihenfolge erledigt.

Die Leitung sah die wiederkehrenden kleinen Fehler und wollte zunächst zusätzliche Kontrollen einführen.

Jeder neue Auftrag sollte vor der Weitergabe noch einmal von einer erfahrenen Person geprüft werden.

Das Team verstand den Wunsch nach zuverlässigen Ergebnissen.

Gleichzeitig bedeutete die Kontrolle neue Arbeit am Ende eines Ablaufs, der am Anfang kaum ausprobiert worden war.

Daria sammelte Beispiele aus den letzten Wochen.

Dabei zeigte sich, dass viele Schwierigkeiten dieselben Schritte betrafen.

Diese Schritte waren bei der Einarbeitung erklärt worden, aber die neuen Mitarbeitenden hatten sie an diesem Vormittag nicht selbst bearbeiten können.

Das Team schlug mehrere kurze Lerntermine vor.

Statt alles auf einmal zu zeigen, sollte jeweils eine konkrete Aufgabe im Mittelpunkt stehen.

Zuerst würde eine erfahrene Person den Ablauf vorführen.

Danach sollten die neuen Mitarbeitenden ihn mit einem passenden Beispiel selbst ausprobieren.

Fragen konnten direkt an den Stellen gestellt werden, an denen sie entstanden.

Die Leitung fragte, wie viel Zeit das zusätzlich kosten würde.

Daria machte einen Vorschlag für einen begrenzten Versuch.

Auch die bisherige Hilfe bei Fehlern brauchte Zeit.

Diese Zeit war nur nicht als Einarbeitung im Kalender sichtbar gewesen.

Beim ersten neuen Termin ging es um das Anlegen eines Auftrags.

Daria zeigte nicht alle möglichen Ausnahmen, sondern zuerst den üblichen Weg.

Anschließend bearbeitete ein neuer Mitarbeiter ein Beispiel.

Er blieb bei einem Feld stehen und fragte, welche Angabe dort gemeint sei.

Im bisherigen Vormittag hätte er die Erklärung vielleicht nur gehört und erst später bemerkt, dass er sie nicht sicher anwenden konnte.

Nun suchte er mit Daria die passende Information und trug sie selbst ein.

Am Ende prüften beide, ob der nächste Schritt möglich war.

Die Rückfrage wurde zu einem Teil des Lerntermins.

Weitere Termine behandelten die Ablage und die Weitergabe einer fertigen Aufgabe.

Die neuen Mitarbeitenden konnten zwischen den Treffen mit einzelnen Schritten arbeiten, ohne schon alle schwierigen Fälle allein lösen zu müssen.

Für offene Fragen war jeweils eine Ansprechperson benannt.

Die Umstellung kostete anfangs spürbar Zeit.

Einige erfahrene Kollegen mussten ihre eigene Arbeit anders planen.

Trotzdem stellten sie fest, dass dieselben Erklärungen später seltener wiederholt werden mussten.

Eine Frage verschwand nicht automatisch, nur weil sie schon einmal beantwortet worden war.

Durch das eigene Ausprobieren wurde aber deutlicher, welcher Zusammenhang noch fehlte.

Nach einem Monat trafen sich Leitung, Team und neue Mitarbeitende, um den Versuch zu besprechen.

Sie betrachteten nicht nur, ob alle das neue Vorgehen angenehm fanden.

Sie sammelten auch, bei welchen Aufgaben noch häufig Hilfe gebraucht wurde und welche Termine dazu beigetragen hatten, typische Fehler zu vermeiden.

Zwei Lerntermine waren besonders nützlich gewesen.

Ein anderer enthielt zu viele ähnliche Beispiele und konnte kürzer werden.

Eine neue Mitarbeiterin schlug vor, die Ablage früher zu behandeln.

Sie hatte die Erklärung gebraucht, bevor der bisher dafür geplante Termin stattgefunden hatte.

Daria notierte die Änderung.

Die Leitung stimmte dem angepassten Ablauf zu.

Zusätzliche Kontrollen sollten dort bleiben, wo sie für die Aufgabe wichtig waren, aber nicht jede fehlende Erklärung ersetzen.

Das Team legte die Lerntermine und die Zuständigkeiten im Kalender fest.

Für die neuen Mitarbeitenden war nun erkennbar, welche Aufgaben sie schon selbstständig erledigen sollten und wann weitere Schritte dazukamen.

Erfahrene Kollegen mussten nicht mehr spontan jeden Nachmittag dieselbe Einführung wiederholen.

Wenn eine neue Schwierigkeit auftauchte, konnte sie gesammelt und im passenden Termin besprochen werden.

Der Plan blieb veränderbar, statt nach dem ersten Versuch als endgültig zu gelten.

Als später eine weitere Person ins Team kam, begann Daria erneut mit einem kurzen Überblick.

Diesmal musste sie nicht versuchen, an einem Vormittag jedes Detail unterzubringen.

Sie zeigte die erste Aufgabe und den Plan für die nächsten Lerntermine.

Die neue Person stellte eine Frage, probierte einen Schritt aus und schrieb sich den Kontakt für spätere Rückfragen auf.

Nach dem Termin konnte Daria an ihre eigene Arbeit zurückkehren.

Die Einarbeitung war noch nicht abgeschlossen, aber ihr weiterer Verlauf war sichtbar.

Sie würde nicht erst dann wieder stattfinden, wenn der nächste kleine Fehler im fertigen Auftrag auftauchte.