Ein Auftrag mit unklarer Frist

Meine Chefin bat mich am Ende einer Besprechung, einen Bericht vorzubereiten.

Es ging um ein Projekt, an dem mehrere Teams arbeiteten.

Sie brauche die Übersicht bald, sagte sie, bevor sie zum nächsten Gespräch ging.

Ich schrieb den Auftrag in meine Aufgabenliste.

Für mich bedeutete bald, dass ich den Bericht in der nächsten Woche liefern sollte.

Zuerst wollte ich die fehlenden Zahlen sammeln und danach die einzelnen Teile vergleichen.

So hatte ich ähnliche Berichte bisher erstellt.

Ich öffnete die alte Vorlage und begann, die benötigten Informationen zu notieren.

Einige Angaben waren schon verfügbar.

Für andere musste ich Kolleginnen und Kollegen anschreiben.

Als ich den ersten Entwurf meiner Nachricht las, bemerkte ich, dass darin keine genaue Frist stand.

Ich hätte die Empfängerinnen und Empfänger ebenfalls um eine baldige Antwort bitten können.

Dann hätten sie aber genauso raten müssen wie ich.

Ich sah auf den Kalender meiner Chefin und entdeckte am nächsten Vormittag eine Besprechung zu unserem Projekt.

Vielleicht wollte sie den Bericht dafür nutzen.

Vielleicht hatte der Auftrag auch nichts damit zu tun.

Statt weiter zu überlegen, fragte ich nach dem konkreten Termin.

Meine Chefin antwortete, dass sie die wichtigsten Angaben am nächsten Vormittag brauche.

Ich war überrascht und erklärte, dass ich mit der nächsten Woche gerechnet hatte.

Die ausführliche Fassung konnte ich bis dahin nicht fertigstellen, weil mehrere Informationen noch fehlten.

Für einen Moment hatte ich Sorge, als langsam oder unaufmerksam zu gelten.

Doch noch hatte ich nichts zugesagt, was ich nicht schaffen konnte.

Ich beschrieb, welche Teile bereits vorhanden waren, welche geprüft werden mussten und bei welchen ich auf andere angewiesen war.

Meine Chefin hörte zu und sah sich meine Liste an.

Wir klärten, wofür sie den Bericht am nächsten Vormittag brauchte.

In der Besprechung sollte zunächst entschieden werden, welche Aufgaben Vorrang hatten.

Dafür waren die aktuellen Schritte, offene Fragen und größere Schwierigkeiten besonders wichtig.

Die vollständige Entwicklung des Projekts musste dort noch nicht dargestellt werden.

Ich schlug eine kurze Übersicht mit diesen Punkten vor.

Die ausführliche Fassung würde danach folgen, wenn die fehlenden Angaben da waren.

Meine Chefin stimmte zu.

Wir vereinbarten zwei genaue Termine und hielten fest, was jeweils enthalten sein sollte.

Aus einem unklaren Auftrag waren zwei überschaubare Ergebnisse geworden.

Danach änderte ich die Nachrichten an die anderen Teams.

Ich erklärte, welche Angaben für die erste Übersicht dringend waren und welche später gebraucht wurden.

Eine Kollegin konnte mir sofort die aktuellen Arbeitsschritte schicken.

Ein anderer Mitarbeiter hatte für die ausführlichen Zahlen noch keine bestätigte Quelle.

Ich trug diese Stelle als offen ein, statt eine ältere Zahl einzusetzen, nur damit die Tabelle vollständig aussah.

Am Abend prüfte ich die kurze Übersicht noch einmal.

Sie war weniger umfangreich als der ursprünglich geplante Bericht, zeigte aber klar, welche Aussagen sicher waren und wo noch eine Rückmeldung fehlte.

Am nächsten Morgen schickte ich die Übersicht vor der vereinbarten Zeit.

Meine Chefin fragte zu einem Punkt nach und verwendete sie anschließend in der Besprechung.

Danach teilte sie mir mit, welche offenen Fragen dort besonders wichtig geworden waren.

Ich nahm diese Fragen in die ausführliche Fassung auf.

Die spätere Arbeit wurde dadurch genauer.

Ich musste nicht nur mehr Text an dieselbe Tabelle hängen, sondern konnte die zusätzlichen Angaben nach ihrem Zweck ordnen.

Als die letzten Informationen eintrafen, prüfte ich ihre Herkunft und ergänzte die Übersicht.

Der zweite Termin blieb erreichbar.

Einige Tage später lag die vollständige Fassung vor.

Bei der Übergabe sprach ich den ersten Auftrag noch einmal an.

Ich sagte, dass ich bei dem Wort bald sofort an meinen üblichen Ablauf gedacht hatte.

Meine Chefin erklärte, dass sie in ihrem Kopf bereits bei der Besprechung gewesen sei und diesen Zusammenhang nicht ausgesprochen habe.

Wir hatten beide eine konkrete Vorstellung gehabt, nur verschiedene.

Keine davon war auf meiner Aufgabenliste sichtbar gewesen.

Ich ergänzte in meiner Vorlage deshalb zwei Felder: den gewünschten Inhalt und den genauen Termin.

Bei der nächsten Aufgabe wollte ich beide ausfüllen, bevor ich die Arbeit verteilte.

Kurz darauf kam tatsächlich ein neuer Auftrag.

Diesmal fragte ich direkt, welches Ergebnis gebraucht werde und bis wann.

Die Fragen fühlten sich zunächst weniger selbstständig an als ein schnelles Nicken.

Doch ich konnte danach ohne weitere Vermutungen planen.

Meine Chefin beantwortete sie in wenigen Sätzen.

Ich schrieb die Angaben auf und begann mit der Arbeit.

Wenn später ein Teil nicht rechtzeitig verfügbar war, hatte ich nun einen klaren Bezugspunkt für die Rückfrage.

Ich musste nicht erst erklären, welche Bedeutung ich einem ungenauen Wort gegeben hatte.