Das Fest wird kleiner und besser erreichbar

Unser Nachbarschaftsfest war jedes Jahr etwas größer geworden.

Zu den ersten Tischen mit Essen waren Stände, Spiele und schließlich eine zweite kleine Bühne gekommen.

Viele Nachbarn waren stolz auf die Entwicklung.

Auch wir Helfer hatten lange das Gefühl, dass ein zusätzliches Angebot den Nachmittag automatisch besser machen würde.

Inzwischen verbrachten wir jedoch Wochen mit der Vorbereitung.

Nachrichten mussten beantwortet, Zeiten abgestimmt und immer neue Dinge transportiert werden.

Nach dem letzten Fest waren mehrere von uns so erschöpft, dass sie beim Aufräumen schon sagten, sie könnten im nächsten Jahr nicht wieder so viel übernehmen.

Beim ersten Planungstreffen legten wir das bisherige Programm auf den Tisch.

Fast jeder Punkt hatte eine Person, die ihn besonders wichtig fand.

Deshalb war das Kürzen schwerer, als wir erwartet hatten.

Wir wollten nicht einfach nach Beliebtheit streichen, sondern zuerst sehen, was die Arbeit verursachte und wie der Platz genutzt wurde.

Eine Helferin berichtete, dass sie ständig zwischen zwei Bühnen hin- und hergelaufen sei.

Ein anderer hatte an einem engen Durchgang immer wieder Stühle verschoben.

Die schöne Übersicht mit vielen Angeboten zeigte diese Erfahrungen kaum.

Wir ergänzten sie neben den einzelnen Programmpunkten.

Dann fragten wir nach den Rückmeldungen der Gäste.

Einige hatten die Musik gemocht, andere waren wegen Gesprächen und Essen gekommen.

Eine Familie hatte berichtet, dass sie mit dem Kinderwagen nur schwer zwischen den Ständen hindurchgekommen sei.

Wir kannten auch Personen, die den Platz früh wieder verlassen hatten, weil ihnen das Gedränge zu viel geworden war.

Nicht jeder hatte sich offiziell beschwert.

Das bedeutete aber nicht, dass die Anordnung für alle gut funktioniert hatte.

Wir wollten diese Hinweise diesmal nicht erst nach einem noch größeren Fest wieder hören.

Wir beschlossen, auf die zweite Bühne zu verzichten und das Programm zu kürzen.

Außerdem sollten größere Abstände zwischen den Ständen bleiben.

Dazu zeichneten wir die Fläche neu und markierten die Wege, die frei bleiben mussten.

Einige Nachbarn waren enttäuscht, weil ihr bisheriger Beitrag keinen eigenen langen Platz mehr im Programm bekam.

Wir sprachen mit ihnen über eine kleinere Möglichkeit oder einen anderen Termin.

Nicht jede Person war sofort zufrieden.

Trotzdem hielt die Gruppe an der Entscheidung fest.

Die Helfer brauchten einen Ablauf, den sie mit den verfügbaren Menschen und der vorhandenen Zeit tragen konnten.

In der Vorbereitung merkten wir erste Unterschiede.

Es gab weniger Lieferungen und weniger einzelne Absprachen.

Wir mussten weiterhin viel organisieren, aber die Liste ließ sich besser überblicken.

Ein freier Abschnitt auf unserer Zeichnung wurde nicht sofort mit einer neuen Idee gefüllt.

Wir wollten den Platz tatsächlich frei lassen, damit Gäste sich bewegen und anhalten konnten.

Als jemand noch einen weiteren Stand vorschlug, prüften wir nicht nur, ob er interessant war.

Wir sahen auch, was dadurch enger würde und welche zusätzliche Arbeit entstünde.

So blieb unser kleinerer Plan bis zum Aufbau erkennbar.

Am Festtag kamen viele der vertrauten Besucher.

Einige fragten nach der zweiten Bühne.

Wir erklärten kurz die Änderungen und zeigten das neue Programm.

Andere bemerkten vor allem die breiteren Wege.

Eine Familie mit Kinderwagen blieb diesmal länger, weil sie leichter zu den Tischen gelangen konnte.

Vor mehreren Angeboten waren die Warteschlangen kürzer, auch weil sich nicht alles gleichzeitig auf denselben Bereich konzentrierte.

Wir beobachteten trotzdem weiter, wo es eng wurde.

Mehr Platz in der Planung war kein Grund, jede Schwierigkeit vor Ort zu übersehen oder einfach für gelöst zu erklären.

Die Gespräche an den Tischen dauerten länger, als ich es vom vorherigen Jahr in Erinnerung hatte.

Vielleicht lag das auch an den Menschen, die diesmal gekommen waren.

Wir wollten nicht jede angenehme Beobachtung allein unserer neuen Anordnung zuschreiben.

Nach dem Fest sammelten wir deshalb Rückmeldungen von Gästen und Helfern.

Einige vermissten zusätzliche Musik, mehrere lobten die Wege und die ruhigeren Bereiche.

Die Helfer berichteten, dass sie noch Kraft zum gemeinsamen Aufräumen gehabt hätten.

Diese Angaben waren für den nächsten Plan nützlicher als nur das Gefühl, dass der Nachmittag insgesamt gelungen sei.

Wir legten die Rückmeldungen zusammen mit der Zeichnung ab.

Für das folgende Jahr sollte nicht automatisch wieder alles größer werden.

Neue Ideen konnten weiterhin dazukommen, mussten aber zur Fläche und zu unseren Möglichkeiten passen.

Das kleinere Fest hatte nicht allen Menschen genau das gleiche Angebot gegeben wie zuvor.

Es hatte jedoch manchen erst ermöglicht, länger teilzunehmen und sich mit anderen zu treffen.

Als wir den letzten Tisch wegtrugen, waren wir müde, aber nicht völlig erschöpft.

Ich freute mich auf einen weiteren Nachmittag mit der Nachbarschaft, statt schon beim Abbau nur an die nächste zu große Aufgabenliste zu denken.